De gemeente Rotterdam is een van de koplopers op het gebied van e-factureren. Op 9 april werd in het kader van de Grote Digitale Steden Competitie een meet-up gehouden over e-factureren. Vanuit de gemeente Rotterdam waren directeur Financiën George Steltman, projectleider E-facturatie Bart Moerman en projectleider Inkoop Raymond Kleingeld aanwezig om hun verhaal te doen over e-factureren. Tussen de gemeente Rotterdam en uitzendbureau Randstad is een leerzame samenwerking ontstaan binnen de keten ‘van bestellen tot en met betalen’. Een verhaal om via deze weg opnieuw te delen en je door te laten inspireren.

Gemeenten betalen te laat

Gemeenten komen geregeld in het nieuws met het te laat betalen van facturen. Vorig jaar bleek uit het rapport Wie betaalt de rekening? van de Nationale Ombudsman dat meer dan de helft van de gemeenten te laat betaalt. Dit brengt ondernemers in de problemen. E-facturatie is één van de aspecten die kan bijdragen aan het snel(ler) betalen van facturen.

Van 30 naar 3 dagen

Gemeente Rotterdam besloot een pilot e-facturatie te beginnen in november 2013. Met succes: in april 2014 stond de oplossing en was de eerste ‘launching partner’ (Deli XL) aangesloten. De betalingstermijn voor e-facturen is van ruim dertig dagen naar gemiddeld drie dagen gegaan geeft gemeente Rotterdam aan, “mits de prestatie natuurlijk verklaard is!” Het is het resultaat van samenwerken als partners in plaats van leveranciers en strakke inkooporders.

Verhouding gemeente – leverancier loslaten

Gemeente Rotterdam en Randstad hebben er een gezamenlijk traject van gemaakt waarbij alle disciplines zijn betrokken: financiën, inkoop, ICT en de leveranciers. Men liet de gemeente-leverancier verhouding los en traden als partners op in dit proces. Samen gingen ze herhaaldelijk om tafel in open gesprekken waarbij het hele inkoopproces in kaart werd gebracht: Hoe verloopt de procesketen nu door beide organisaties heen? Hoe kunnen we dat effectief en efficiënt op elkaar aansluiten? Wat gaat er goed en wat moet beter? Er werd niet gedacht in technische oplossingen maar in behoeften. Na enkele maanden waren het proces en de organisaties op orde, waarbij de automatiseringsslag het sluitstuk was. De belangrijkste stappen op een rij:

• Integrale aanpak samen met de afdeling financiën, inkoop, ICT en beginnen met één leverancier.
• Communicatie en afstemmen: open met elkaar als partners in gesprek om de huidige en gewenste inkoopketen in kaart te brengen.
• Bestaande standaarden op elkaar aansluiten, geen nieuwe standaarden maken.
• De inkoopketen en de organisatie in orde maken zoals gewenst: fouten in het proces wil je niet automatiseren. Om de kwaliteit van een e-factuur te verhogen, moet de kwaliteit van de order ook op orde zijn: gestandaardiseerd en bij voorkeur ook elektronisch.

Gemeente Rotterdam en Randstad zijn duidelijk: eerst op orde brengen en standaardiseren, daarna automatiseren. In beginsel vergt dat tijd en gezamenlijke inspanning, maar dat is terug te verdienen na de automatiseringsslag. Sterker nog, het is noodzakelijk aldus Moerman:

E-factureren zelf is een automatiseringsslag, een laatste stap in de inkoopketen. Als je orderproces niet op orde is, automatiseer je die puinhoop. Dat moet je niet willen. Je moet eerst je proces ordenen en dan pas automatiseren.

De opbrengsten

De voordelen zijn zichtbaar en meetbaar, zowel bij de gemeente als bij Randstad. Rayonmanager Natascha de Wilde van Randstad vindt het een verademing: “Het afhandelen van de weekfacturatie duurt nu gemiddeld een uur per week in plaats van een hele dag. Daarnaast zijn facturen nu meestal binnen een paar dagen betaald”.

De efficiëntieslag is dus merkbaar. Ook is het aantal fouten fors gedaald; er kan nu gestuurd worden op uitval. Dankzij de geautomatiseerde controle op wettelijke factuurvereisten kan er gezegd worden dat er nul e-facturen binnenkomen die niet aan de wettelijke factuurvereisten voldoen. Als de e-factuur niet geheel voldoet aan de wettelijke factuurvereisten, wordt de leverancier geholpen om deze te verbeteren voordat deze aangeleverd kan worden. De opbrengsten op een rijtje:

• Gemiddelde betaaltermijn van ruim 30 naar 3-4 dagen.
• Kwaliteit in de inkoopketen.
• Efficiëntere financiële administraties voor verzender en ontvanger.
• Automatische feedback aan leverancier bij onvolledige factuur voor wettelijke factuurvereisten.
• Gemeente als betrouwbaarder zakenpartner.

Opschaling good practices

Vanuit de Digitale Steden Agenda brengen we goede voorbeelden aan het licht en stimuleren we de opschaling ervan. In SAMI-verband gaan we het gesprek aan met gemeenten om een analyse te maken van de prioriteiten en op basis daarvan een match te maken met ons bekende oplossingen. Daarnaast organiseren we samen met Goed Opgelost! maandelijks vanuit de Grote Digitale Steden Competities (GDSC) meet-ups rondom concrete oplossingen in de digitale dienstverlening, zoals e-factureren. Meer goede oplossingen rondom digitale dienstverlening binnen de gemeente Rotterdam zijn hier te vinden.

Ook geïnteresseerd in e-factureren?

Klein beginnen en nauw samenwerken met je leverancier is de kern van de boodschap van Rotterdam en Randstad. De Digitale Steden Agenda is samen met KING aan het verkennen hoe we steden verder kunnen helpen bij de implementatie van e-facturatie. Houd de website en nieuwsbrief hiervoor in de gaten. Wens je nu meer informatie of heb je als stad interesse in e-factureren, meld je dan (samen met een enthousiaste leverancier) bij Fatiha Alitou van de Digitale Steden Agenda of Frank Slingerland, ondersteuner wethouder Marc Rosier, ambassadeur e-factureren (Zoetermeer).