Vaste rubriek in de DSA-nieuwsbrief is een korte communicatieblog over de eigen werkwijze van de DSA. Vandaag behandelen we een werkvorm die je in kunt zetten bij actieve bijeenkomsten: worldcafé. 

Een worldcafé zet je in om…

..deelnemers in gesprek te laten gaan over relevante vraagstukken; prangende vragen. Bijvoorbeeld om een stap verder te komen waarbij er keuzes gemaakt moeten worden of om een onderwerp ter discussie te stellen. Binnen de DSA zien we de bijeenkomsten als een stap in het proces om bepaalde doelen en resultaten te halen. Een bijeenkomst staat nooit op zichzelf, maar is onderdeel in dat proces. In het proces ga je divergeren (brainstormen, ideeën vormen, uitwaaieren) en convergeren (keuzes maken, focussen, versmallen). Worldcafé is een geschikte techniek om te convergeren. Gesprekken staan centraal; luisteren en begrijpen zijn essentieel. Binnen een worldcafé ga je op zoek naar gedeeld eigenaarschap.

Zo gaat het in zijn werk

Er staat een gemeenschappelijk doel centraal tijdens de bijeenkomst. Er worden drie, maximaal vier, gespreksrondes gehouden. Tijdens elke gespreksronde staat één vraag centraal. De vragen gaan steeds dieper in op de materie: de eerste vraag is breed geformuleerd, in de tweede vraag wordt de diepgang opgezocht om vervolgens in de derde vraag in te zoomen op de individuele acties. In de ruimte staan kleine tafels met een aantal stoelen, net als in een café. Op de tafels liggen papieren tafelkleden of flip-over vellen. In groepjes van drie tot vijf personen worden gesprekken gevoerd. In de gesprekken gaan de deelnemers op zoek naar het gemeenschappelijke. Wat bindt jou met de anderen, wat zijn dieperliggende vragen, wat zijn jullie beweegredenen rondom dit onderwerp? Alle input wordt op tafel opgeschreven of getekend. Het gaat om waarden en intenties.

Als de eerste ronde voorbij is, blijft één persoon zitten aan de tafel. Dat is de tafelhost. De rest zoekt een andere tafel op. De tafelhost vertelt de nieuwe gesprekspartners wat er aan de tafel besproken is en de nieuwe gesprekspartners kunnen input geven vanuit hun vorige gespreksronde. Er wordt voortgebouwd op wat er al is. De tafelhost creëert een setting waarin iedereen zijn of haar inbreng kan geven, zonder een sturende gespreksleider te zijn. Op deze manier vindt kruisbestuiving plaats, wat ten goede komt aan het collectieve geheugen. De tafelhosts presenteren de uitkomsten van de tafelkleden plenair als de gespreksrondes voorbij zijn. De rode draad is helder. Gezamenlijk wordt afgesproken wat de volgende stap is in het proces, iedereen is immers eigenaar van het vraagstuk.

Zo bereik je het beste resultaat met een worldcafé

Ingrediënten voor een worldcafé zijn: luisteren, begrijpen, ideeën met elkaar in verband brengen, schrijven, tekenen en plezier hebben. Alle deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor wat zij inbrengen én voor het uiteindelijke resultaat. Bereid de bijeenkomst goed voor met de probleemeigenaren en de facilitators. Het is ook belangrijk om de deelnemers vooraf goed te informeren zodat zij weten wat zij kunnen verwachten van de bijeenkomst. Het formuleren van de vragen van de gespreksrondes vergt ook een goede voorbereiding. Alle deelnemers moeten namelijk gepassioneerd zijn over het gespreksonderwerp, alleen dan krijg je het beste resultaat. Werk naar een gezamenlijk doel en naar vervolgstappen toe, maar zorg dat de verantwoordelijkheid bij de deelnemers zelf blijft. De locatie is ook belangrijk; creëer een fijne setting. Bloemen en brainfood werken goed om de deelnemers in een positieve stemming te krijgen!

* Binnen de DSA zijn bijeenkomsten onderdeel van een proces, in deze communicatieblog is echter enkel ingezoomd op de techniek.

Bronnen

• Bliqboek, Creatief denken bij de overheid door Christa van Oorsouw en Simoon Fransen
• Opleidingsdag Large Scale Interventions bij Digitale Steden Academie door Sandra van de Gevaert van Art of Hosting
• Kijk ook naar de toolkit en store van theworldcafe.com om direct aan de slag te gaan!